Canal de Denuncias: Pilar de la Integridad Pública

Fuente de la imagen: mvc archivo propio

Tal y como insinuamos (M. Velasco, 2023)[1], la implementación de un Canal de Denuncias Eficaz y un sistema interno de información es una obligación básica para las Corporaciones de Derecho Público (CCDP) - Cámaras de Comercio, Colegios Profesionales, Consejos Reguladores - siendo perentoria para la detección y prevención de irregularidades, así como para fomentar la integridad y el respeto de los valores de la organización. El marco legal para esta exigencia se fundamenta principalmente en la Ley 2/2023[2], que regula la protección de informantes y la lucha contra la corrupción, y considera también otras normativas como modificaciones del Código Penal y leyes de protección de datos. Para asegurar la efectividad de este canal, el sistema debe adherirse a principios básicos como la accesibilidad universal, permitiendo que cualquier persona, sea interna o externa y con o sin capacidades diversas, pueda denunciar de forma fácil y clara. La transparencia es esencial, lo que implica definir y publicitar claramente qué se puede comunicar, cómo se presenta y cómo se tramitará la información. La seguridad y confidencialidad son primordiales, protegiendo los datos personales y la identidad del informante y de terceros, con acceso limitado a la información, y desaconsejando el uso de correo electrónico como sistema principal por sus riesgos de confidencialidad. Es vital garantizar la ausencia de represalias contra quienes informen de buena fe, ya que cualquier trato desfavorable se presumirá como tal. El sistema debe permitir el anonimato, fundamental para que las personas informen sin temor, y asegurar la imparcialidad en todas las fases de gestión, con personas formadas y competentes en el proceso, diferenciando claramente entre las fases de investigación y resolución.

El ámbito de aplicación del canal debe ser amplio. Aunque la Ley 2/2023 se enfoca en infracciones legales graves, se recomienda que las CCDP extiendan su alcance para incluir cualquier conducta contraria a su "Código de Conducta o Ético", incluso aquellas que no sean delictivas, como fraudes relacionados con la Denominación de Origen o malas prácticas que afecten la reputación. Es crucial diferenciar claramente entre denuncias y otras comunicaciones como quejas o sugerencias, las cuales deben ser gestionadas por canales distintos. El canal debe permitir que cualquier persona, interna o externa al CCDP, pueda remitir una denuncia, incluyendo empleados, voluntarios, miembros del órgano de gobierno, proveedores, beneficiarios, donantes y cualquier otra persona relacionada con la organización. No debe haber requisitos que obliguen a la persona a identificarse, permitiendo el anonimato o la confidencialidad. En cuanto a los roles y responsabilidades, el Órgano de Gobierno de las CCDP es el responsable de la implantación del sistema, supervisa su funcionamiento y toma las decisiones finales sobre las sanciones, siendo también el responsable del tratamiento de datos personales. Este órgano es el encargado de designar a la persona física o al órgano colegiado que fungirá como Responsable del Sistema Interno de Información (RSII). El RSII gestiona el sistema de forma independiente, es responsable de la protección de datos, realiza el análisis preliminar de las denuncias, nombra al equipo investigador y rinde cuentas anualmente al Órgano de Gobierno. Es la "piedra angular" del sistema, garantizando su integridad y eficacia. El Equipo Investigador, nombrado por el RSII, se encarga de verificar los hechos, recopilar evidencias, realizar entrevistas y elaborar un informe detallado.

Debe actuar con independencia, diligencia e imparcialidad, manteniendo la máxima confidencialidad de las identidades. En caso de conflicto de interés, la persona afectada no participará en la gestión del caso, y si el responsable de la gestión del canal está implicado en una falta muy grave, será suspendido cautelarmente. La gestión de las denuncias sigue fases claramente definidas. La comunicación debe ser clara y accesible en la página web de las CCDP, permitiendo formas escritas (formularios) o verbales (reuniones presenciales, teléfono), que deben grabarse o transcribirse con consentimiento. Se debe emitir un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días naturales, siempre que la denuncia no sea anónima o verbal sin datos de contacto. La recepción de las denuncias es tarea del RSII o la persona responsable de la gestión del canal. Seguidamente, es obligatorio mantener un libro-registro de todas las denuncias recibidas e investigaciones internas para garantizar la trazabilidad de la información, con acceso limitado y confidencialidad garantizada, y los datos personales no deben conservarse por más de diez años. El análisis preliminar de la denuncia, realizado por el RSII, determinará su pertinencia mediante criterios de verosimilitud, relevancia, proporcionalidad y motivación, además de diferenciarla de otras comunicaciones. Si la información inicial es insuficiente, se debe intentar contactar al informante para ampliarla, en lugar de rechazarla.

Una vez admitida la denuncia, comienza la investigación, a cargo del Equipo Investigador. Este equipo debe notificar a la(s) persona(s) afectada(s) en un plazo máximo de quince días hábiles desde el inicio de la investigación o desde que se conozca su identidad, informándoles de los hechos imputados y su derecho de defensa, sin revelar la identidad del informante. Las personas afectadas tienen un plazo recomendado de veinte días hábiles para presentar alegaciones. La investigación debe concluir en un plazo máximo de tres meses desde la recepción de la denuncia, prorrogable por otros tres en casos de especial complejidad. Concluida la investigación, el equipo investigador elabora un informe de investigación detallado que incluye las conclusiones y propuestas de acciones correctivas o medidas disciplinarias. Este informe se eleva al Órgano de Gobierno o a un comité decisorio para la resolución y cierre de la investigación, siendo fundamental que quienes tomen la decisión final sean diferentes de los que realizaron la investigación para asegurar la imparcialidad. Si se confirma una conducta contraria al Código de Conducta, se propondrán las sanciones correspondientes, las cuales deben notificarse a las personas afectadas. Las acusaciones falsas, hechas con mala fe, resultarán en la pérdida de la protección para el informante y podrán dar lugar a acciones legales.

Si los hechos pudieran constituir un delito, las CCDP lo comunicarán de forma inminente a la autoridad competente, como el Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea si afecta a intereses financieros de la UE. La identidad del informante solo se revelará a estas autoridades bajo las condiciones estipuladas por la ley y, preferiblemente, con notificación previa al informante. Finalmente, el RSII debe realizar una rendición de cuentas anual al Órgano de Gobierno, presentando un informe sobre el funcionamiento y eficacia del sistema, incluyendo indicadores clave como el número y tipología de denuncias, medidas adoptadas y acciones correctivas implementadas. Las CCDP pueden optar por externalizar la recepción de denuncias, especialmente si es una organización pequeña, para garantizar la imparcialidad y optimizar recursos. Sin embargo, esta externalización requiere que el tercero externo actúe como encargado del tratamiento de datos personales y ofrezca garantías de independencia, confidencialidad y protección de datos, mediante un contrato adecuado. La selección de herramientas tecnológicas debe priorizar la seguridad, confidencialidad y anonimato; las aplicaciones informáticas especializadas (CRM/SaaS) son la opción más completa, aunque implican mayor inversión, mientras que el correo electrónico es el menos idóneo para garantizar el anonimato. En resumen, el objetivo es establecer un sistema robusto que no solo cumpla con la normativa, sino que fomente una cultura de integridad y confianza, yendo más allá en la protección del informante y la tipología de hechos denunciables. Fuente de la información: interpretación del ordenamiento jurídico referenciado.

__________________

[1] Velasco-Carretero, Manuel (2023). Corporaciones de Derecho Público y Ley del Informante. Sitio visitado el 05/04/2023.

[2] Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Publicado en: «BOE» núm. 44, de 21/02/2023. Entrada en vigor: 13/03/2023.