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Resumen: La Ley 2/2023, de 20 de febrero, establece un marco de protección para las personas que informan sobre infracciones, haciendo del Sistema Interno de Información (SII) (Canal de Denuncias) una pieza central del Compliance empresarial. Se aborda la Fase 4 (Comunicación y Formación/Lanzamiento) del Plan de Implantación, centrándose en la obligación de Información y Publicidad del Canal. Se analiza la necesidad de publicitar su existencia y funcionamiento y los principios de protección que ofrece la Ley. Se examinan las estrategias de comunicación necesarias para garantizar la máxima accesibilidad, incluyendo la publicación destacada en la página web, la ubicación física visible en los centros de trabajo (tablones, Intranet) y la obligatoria inclusión de la información sobre el Canal Externo (Autoridad Independiente de Protección del Informante - A.I.P.I.). Se argumenta que la visibilidad y la transparencia son catalizadores indispensables para construir una cultura ética efectiva.
Palabras Clave: Ley 2/2023, Sistema Interno de Información (SII), Canal de Denuncias, Whistleblowing, Publicidad, Visibilidad, Accesibilidad, Compliance, Integridad Corporativa.
Summary: Law 2/2023, of February 20, establishes a framework for the protection of whistleblowers, making the Internal Information System (IIS) (Whistleblower Channel) a central component of corporate compliance. This paper addresses Phase 4 (Communication and Training/Launch) of the Implementation Plan, focusing on the obligation to provide information and publicize the Channel. It analyzes the need to publicize not only its existence and operation but also the essential protection principles offered by the Law. The communication strategies necessary to ensure maximum accessibility are examined, including prominent publication on the website, visible physical placement in workplaces (notice boards, intranet), and the mandatory inclusion of information about the External Channel (Independent Whistleblower Protection Authority - A.I.P.I.). It is argued that visibility and transparency are essential catalysts for building an effective ethical culture.
Keywords: Law 2/2023, Internal Information System (IIS), Whistleblowing Channel, Publicity, Visibility, Accessibility, Compliance, Corporate Integrity.
1. Introducción: De la Obligación Legal a la Activación Estratégica del SII
La promulgación de la Ley 2/2023 (transposición de la Directiva Whistleblowing) redefine el panorama del Compliance en España, exigiendo a entidades del sector público y privado (bajo ciertos umbrales de personal) la implementación de un Sistema Interno de Información (SII). La eficacia de este sistema no reside únicamente en su robustez técnica y procedimental, sino en la correcta activación y comunicación del mismo.
La Fase 4: Comunicación y Formación (Lanzamiento) se erige como el puente entre el diseño del sistema y su uso real. El punto importante de esta fase es la Información y Publicidad del Canal, una obligación explícita que va más allá de un mero formalismo. La publicidad debe ser entendida como un acto estratégico de gestión del riesgo, destinado a disipar el miedo a las represalias y a incentivar la comunicación temprana de irregularidades.
El propósito de este trabajo es analizar los requerimientos específicos de la publicidad del SII, poniendo énfasis en los aspectos de visibilidad, accesibilidad e inclusión del canal externo, elementos clave para el éxito del modelo de protección del informante que postula la Ley.
2. El Contenido Fundacional de la Publicidad: Garantías y Funcionamiento
Para que la publicidad sea efectiva, debe responder a las preguntas de cualquier persona informante potencial: ¿Qué es?, ¿Cómo funciona? y ¿Estoy protegida/o? La Ley 2/2023 requiere que la comunicación se centre en tres áreas.
2.1. Publicidad de la Existencia y del Funcionamiento
La comunicación debe definir claramente el objeto del SII (denuncia de infracciones normativas) y especificar las vías de acceso disponibles:
- Canales de Recepción: Enumeración explícita y sencilla de las vías (plataforma digital, correo electrónico, línea telefónica, reuniones presenciales confidenciales).
- Procedimiento y Plazos: Transparencia sobre los tiempos máximos de gestión (acuse de recibo en 7 días y resolución en 3 meses).
- Responsable del Sistema (RSI): Identificación de la figura o el órgano responsable de la gestión del Canal, lo que aporta un punto de contacto y rendición de cuentas.
2.2. La Comunicación de los Principios Esenciales de la Ley (Generación de Confianza)
El factor de confianza es el mayor inhibidor del uso del Canal. Por ello, la publicidad debe enfatizar las garantías legales:
- Protección contra Represalias: Este es el mensaje más importante. Debe comunicarse la prohibición taxativa de represalias y la existencia de un régimen de sanciones para quien las ejerza.
- Confidencialidad y Anonimato: Se debe garantizar la estricta confidencialidad de la identidad de la persona informante y de las terceras personas. Si se permite el anonimato (opción altamente recomendada), debe publicitarse como una vía segura para informar.
- Tratamiento de Datos: Información sobre el cumplimiento riguroso del RGPD y la AEPD en el tratamiento de los datos personales contenidos en las comunicaciones.
2.3. La Inclusión Obligatoria de la Información sobre el Canal Externo
La Ley exige que la información sobre el SII interno incluya una referencia a los canales externos de información habilitados por la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
- Coexistencia de Canales: Explicar a la persona informante su derecho a elegir entre el canal interno, el canal externo o ambos.
- Supuestos del Canal Externo: Indicar cuándo la persona informante puede optar por la comunicación externa: si no existe un SII interno, si el SII interno no cumple las exigencias legales, si se ha informado internamente sin que se tomen las medidas oportunas en el plazo legal, o si existe un riesgo inminente para el interés público.
Esta inclusión es un ejercicio de transparencia total que refuerza la credibilidad del sistema interno, al demostrar que la entidad no busca ocultar el acceso a vías de información superiores.
3. Estrategias de Accesibilidad: La Visibilidad como Garantía de Uso
La publicidad del SII debe priorizar la accesibilidad bajo un principio de visibilidad máxima para toda la población objetivo.
3.1. Publicación en la Página Web de la Empresa (Acceso Público)
La publicación web es el canal primario para las partes interesadas externas (proveedores, candidatas/os, accionistas) y es un requisito sine qua non si la entidad dispone de un sitio web.
- Ubicación Destacada y Fija: El enlace o la sección del SII no puede ser efímero o estar enterrado en submenús. Debe estar ubicado en un lugar visible, accesible y fácilmente identificable, preferiblemente en el pie de página (footer) o en un menú principal con un nombre inequívoco ("Canal Ético" o "Canal de Denuncias").
- Sección Completa y Estática: La página debe contener toda la información relevante: el enlace directo a la plataforma, el resumen del procedimiento de gestión, la política de protección de represalias y la información de la A.I.P.I.
- Lenguaje Accesible e Inclusivo: El texto debe utilizar un lenguaje llano y sencillo, evitando jerga técnica, y emplear un lenguaje inclusivo para dirigirse a todas las personas.
3.2. Ubicación en un Lugar Visible, Accesible y Fácilmente Identificable del Centro de Trabajo (Acceso Interno)
Además de los medios digitales, la publicidad física y en Intranet es necesaria para la plantilla interna, especialmente para aquellas personas con acceso limitado a herramientas digitales o en entornos de trabajo no informatizados (producción, logística, etc.).
- Tablones de Anuncios Oficiales: La información del Canal (vías de acceso y garantías clave) debe estar expuesta en los tablones de anuncios, junto a otra información obligatoria (convenios, horarios). Se recomienda el uso de códigos QR que redirijan directamente al formulario del Canal.
- Intranet Corporativa: La Intranet, o cualquier plataforma de comunicación interna, debe mostrar un banner o anuncio permanente en la página de inicio que enlace al Procedimiento del SII.
- Medios de Formación y Onboarding: Integrar la publicidad en los programas de formación inicial y continua. La distribución de folletos informativos o tarjetas recordatorio con el link de acceso es una práctica recomendada.
El principio es la redundancia. Si una persona empleada no utiliza el correo electrónico, debe encontrar la información en el tablón; si no mira el tablón, debe verla en la Intranet.
4. La Comunicación del SII en el Contexto de la Cultura de la Integridad
La publicidad del Canal es, en esencia, una declaración de intenciones de la entidad. El mensaje debe informar, motivar y desestigmatizar la acción de informar.
- Comunicación desde la Alta Dirección: El lanzamiento debe estar avalado por la alta dirección (Consejo de Administración/Gerencia). Un mensaje formal y visible de compromiso con la integridad, firmado por la cúpula, dota al SII de la autoridad necesaria.
- Desestigmatización del Término "Denuncia": La comunicación debe orientarse hacia el concepto de "Informar" o "Comunicar Irregularidades" como un acto de lealtad y protección de la organización, en lugar de un acto de delación.
- Evaluación de la Percepción: Tras el lanzamiento, la entidad debe medir la percepción del Canal (a través de encuestas anónimas o focus groups) para ajustar los mensajes publicitarios y formativos.
5. Retos y Desafíos de la Publicidad Efectiva
A pesar de las directrices legales, la implementación de una publicidad efectiva presenta desafíos:
- Mantenimiento de la Visibilidad: Evitar que el Canal caiga en el olvido. La comunicación debe ser periódica (recordatorios trimestrales, inclusión en reportes anuales de Compliance).
- Alineación con la Cultura Real: Si la publicidad promete protección, pero la cultura interna tolera represalias, el Canal fracasará. La publicidad debe ser coherente con las acciones de la Dirección.
- Transversalidad: Asegurar que la información llegue a todos los estratos y tipos de vínculos con la entidad (personal temporal, subcontratado, ex-empleadas/os), utilizando canales diversos.
6. Ejemplo: Plan de Ejecución de la Fase 4 - Lanzamiento del SII
La Fase de Lanzamiento (Fase 4: Comunicación y Formación) es la etapa crítica donde el Sistema Interno de Información (SII), previamente diseñado e implementado, se pone a disposición de la plantilla, las personas colaboradoras y el público externo. Su objetivo principal es garantizar el conocimiento, la accesibilidad y la confianza en el Canal.
6.1 Desarrollo de Tareas Clave
6.1.1. Comunicación de Lanzamiento
El lanzamiento debe ser un evento de alto impacto, avalado por la máxima autoridad de la entidad, para transmitir seriedad y compromiso.
- Mensaje Principal: El Canal de Denuncias es una herramienta de protección del interés general y un reflejo de nuestro compromiso con la integridad.
- Enfoque en la Confianza: El comunicado debe detallar las garantías clave de la Ley 2/2023:
- Confidencialidad y posibilidad de Anonimato.
- Tolerancia cero a las represalias.
- Lenguaje: Empleo constante de lenguaje inclusivo para dirigirse a todo el personal.
6.1.2. Visibilidad y Accesibilidad
La visibilidad debe ser transversal, llegando tanto a quienes tienen acceso a la tecnología como a quienes no.
- Punto Físico (Tablones): La cartelería debe ser concisa, en un formato fácilmente escaneable y estratégicamente ubicada en lugares como la entrada principal, el comedor y los tablones sindicales.
- Punto Digital (Web e Intranet):
- Web Corporativa: Crear una URL fácil de y enlazarla en la web. Se incluye el enlace directo como exige la Ley.
- Intranet: El banner de la Intranet debe estar activo durante al menos los primeros tres meses de forma visible.
6.1.3. Formación Obligatoria
La formación convierte el conocimiento pasivo de la existencia del Canal en una comprensión activa de su uso y propósito.
- Formato: Módulo de e-learning (duración aproximada: 30 minutos) con una evaluación final para dejar registro del cumplimiento formativo.
- Contenido:
- Qué se puede informar: Tipos de infracciones cubiertas por la Ley 2/2023.
- Cómo informar: Guía paso a paso para la presentación de la comunicación (incluyendo el proceso anónimo).
- Qué esperar: Explicación de los plazos (7 días para acuse, 3 meses para resolución) y el rol del Responsable del SII.
- Protección Legal: Énfasis en el derecho a no represalias.
6.2. Verificación de Cumplimiento (Checklist de Lanzamiento)
Al finalizar la Fase 4, el Responsable del SII verifica el cumplimiento de los siguientes puntos clave:
- ¿El Canal Externo está publicado?
- ¿Existe evidencia documental de que el equipo ha recibido información del lanzamiento?
- ¿El Canal es visible y fácilmente identificable en la entidad?
- ¿La Alta Dirección o Consejo ha respaldado públicamente el lanzamiento?
- ¿La Formación Obligatoria ha sido asignada a todo el personal y se ha establecido una programación de impartición?
7. Conclusiones
La Fase 4: Comunicación y Formación es la piedra angular para la operatividad del Sistema Interno de Información bajo la Ley 2/2023. La Información y Publicidad del Canal debe ser exhaustiva, transparente y estratégicamente diseñada para garantizar la máxima accesibilidad y confianza.
La obligatoriedad de publicitar la existencia, el funcionamiento y los principios de protección debe ir de la mano con una estrategia de visibilidad total, incluyendo la publicación destacada en la web corporativa y la ubicación física visible en los centros de trabajo.
La inclusión transparente de la información sobre el Canal Externo culmina la estrategia, demostrando el compromiso de la entidad con la protección del informante más allá de sus propios límites.
A través de una comunicación rigurosa y constante, en un lenguaje inclusivo que abarque a toda la población objetivo, el SII puede dejar de ser un mero requisito legal para convertirse en un mecanismo eficaz de autoprotección y un motor de la integridad corporativa.
8. Referencias Bibliográficas
Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Boletín Oficial del Estado, núm. 44, de 21 de febrero de 2023.
Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
World Economic Forum. (2022). Building a Culture of Integrity: The Role of Whistleblowing Systems. Reporte Global de Integridad Corporativa.