ISO 37301:2021 - Ciclo PDCA - PHVA

Fuente de la imagen: elaboración propia a partir de la figura 1 de la Norma ISO 37301:2021, en su versión inglesa.  ISO 37301:2021

En la introducción de la norma ISO 37301:2021 se incluye la figura 1, con la finalidad de proporcionar una visión general de los elementos comunes de un sistema de gestión de compliance. El esquema está basado en el ciclo del experto en calidad y ya extinto profesor Deming, conocido por el “ciclo de Deming”, de casi un siglo de vigencia, también conocido como ciclo PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act), si bien me gusta más utilizar la traducción que realiza J. Jimeno[1]: PHVA = Planificar-Hacer-Verificar-Actuar o “espiral de mejora continua”.

La primera etapa cíclica corresponde con la planificación, localizando actividades susceptibles de mejoramiento y estableciéndose los objetivos que se quieren lograr. En este aspecto, la norma sugiere un compromiso en todos los niveles del organigrama de la institución, con independencia de la jerarquía, de forma que se contribuya de manera activa y eficaz al sistema de gestión de compliance. Para ello, entre otros frentes de planificación, se determinará el alcance así como la política de compliance, los roles, responsabilidades, obligaciones y riesgos.

Bajo el título “hacer”, el segundo eslabón coincide con la ejecución de procesos que posibilitarán la gestión óptima de los recursos de la institución (apoyo), músculo organizativo para emplear las especificaciones y destrezas con la finalidad de conseguir lo planificado (competencia y toma de conciencia). Obviamente, todo el sistema debe ser conocido por las personas de la institución (comunicación) y formarlas adecuadamente (formación). También, se dota de operaciones, controles, procedimientos y documentación de todo el sistema de cumplimiento.

El siguiente hito del diagrama lo constituye la verificación mediante la preceptiva auditoría, interna, cuando corresponda, y externa o certificadora cuando se demande, de forma que se obtenga evidencia y se evalúe de manera objetiva, determinando la medida de cumplimiento de los requisitos de la norma, incluyendo revisión de la alta dirección , seguimiento y medición, inventario de inquietudes y el reglado proceso de investigación para conocer la trazabilidad de los desajustes, incumplimientos o no conformidades detectadas.

En último lugar, acometemos la fase de actuación, en el sentido de gestionar los no cumplimientos y camino de ese perenne anhelo de mejora continua, posibilitando a la institución actuar para solventar la situación detectada y posibilitar progreso. Finalmente, recordar que este diagrama se aposenta en unos objetivos y unos principios y todo ello dentro de una organización y un contexto determinado, tanto territorial como sectorial. Fuente de la imagen: elaboración propia a partir de la figura 1 de la Norma ISO 37301:2021, en su versión inglesa[2].

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[1] Jimeno Bernal. Jorge. Ciclo PDCA. Pdcahome. 2013. Sitio visitado el 05/05/2021.

[2] ISO 37301:2021. Sitio visitado el 05/05/2021. Link refrescado.